*Importante:*
- Configure a rotina Alertas de Vencimento utilizando a empresa que já utiliza para o módulo tarefas, para receber solicitações e para o faturamento de contratos.
- Rotina disponível apenas para clientes com integração com o Minha Gestão Contábil.
A primeira configuração será feita pelo assistente de configuração com as seguintes etapas:
1-Selecione os alertas:
Selecione quais alertas o escritório deseja enviar aos clientes.
- Aniversariantes: informe seus clientes sobre as datas de aniversário dos funcionários das empresas deles;
- Aviso prévio: alerte seu cliente sobre o vencimento do aviso prévio para que ele solicite ou envie informações relevantes para o processamento da rescisão;
- Carteira de habilitação: informe aos clientes a data de vencimento da CNH dos funcionários. Indicado para clientes que possuem funcionários com a função de motoristas;
- Contrato de experiência: alerte sobre o fim do contrato de experiência, assim seu cliente pode lhe enviar uma solicitação para prorrogar ou para rescindir o contrato;
- Controle de exames: informe seu cliente sobre os exames periódicos a vencer para que ele possa encaminhar os funcionários para realização de exames;
- Férias a vencer: este tipo de alerta controla o vencimento com base na data limite para concessão das férias, com isso o escritório pode alertar o cliente com bastante antecedência sobre as férias a vencer. O cliente terá a opção de solicitar o processamento ou adiar o alerta por alguns dias caso não tenha programado com o funcionário uma data para a concessão das férias.
- Início de férias conforme escala: se o cliente utiliza escala, ele será alertado conforme a data de início de férias programada na escala. Se forem configurados os tipos Férias a vencer e Início de férias, o usuário do Portal do cliente receberá os dois alertas.
- Prorrogação do contrato de experiência: alerte sobre o fim da prorrogação do contrato de experiência. O cliente poderá solicitar a efetivação ou a rescisão do contrato.
- Retorno de afastamento: informe sobre a data de retorno de um funcionário afastado;
- Retorno de férias: informe sobre o retorno de férias de um funcionário;
2-Configure as datas:
Nesta etapa serão configuradas as datas em que os alertas devem ser exibidos para o usuário do Portal do Cliente.
Para os tipos de alerta que podem gerar uma solicitação, informe quantos dias antes do vencimento o cliente deve enviar a solicitação. Perceba que nem todos os tipos de alerta têm esse campo habilitado, isto porque alguns tipos de alerta são apenas informativos e não geram necessidade de algum processamento pelo escritório.
Para todos os tipos de alerta pode ser informada a antecedência para começar a alertar o usuário do Portal do Cliente sobre um vencimento. No Portal do Cliente os alertas serão exibidos com esta antecedência e para os tipos de alerta que tem antecedência para solicitar, a antecedência para alertar será sobre o prazo para solicitar.
3 - Informe os serviços:
Para alguns alertas é possível o usuário do Portal do Cliente realizar solicitações automaticamente, para que isso ocorra é necessário configurar os serviços que o escritório quer receber para cada tipo de solicitação.
Exemplo:
Para o tipo de solicitação 'Cálculo de férias', vincule o serviço 'Processar férias normais';
Para o tipo de solicitação 'Cálculo de rescisão', vincule o serviço 'Processar rescisão contratual'
Para o tipo de solicitação 'Envio de documentos/informações', vincule o serviço 'Enviar informações'
4 - Informe os destinatários:
Aqui deve-se informar quais usuários do Portal do Cliente irão receber as informações de vencimento. Devem ser vinculados os destinatários a cada um dos tipos de alerta.
Para facilitar a vinculação dos destinatários, o sistema fará a vinculação automática ao tipo de alerta se o usuário tiver permissão para solicitar os serviços vinculados na etapa anterior. Se o usuário não deve receber o tipo de alerta basta remove-lo da configuração.
5 - Conclua a configuração:
Após concluir a configuração, serão integrados do Minha Gestão Contábil para a Minha Plataforma Contábil os vencimentos a partir da data atual até 12 meses futuros. Depois que ocorrer a integração, os dados integrados serão processados e então serão geradas as informações de vencimentos. A integração tem o tempo mínimo de 240 minutos e cada vez que for executada serão integrados os novos vencimentos bem como cancelados aqueles que deixarem de existir na base do Minha Gestão Contábil. Então se um funcionário tiver a rescisão processada no MGC por exemplo, os vencimentos referentes a ele deixarão de existir e portanto serão cancelados na Plataforma Sage.
Depois de integrados, os vencimentos poderão ser consultados pelos usuários do escritório na rotina do módulo Relacionamento em Relacionamento/Alertas de Vencimento.