Geração de Protocolos |
  
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Geração de Protocolos |
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Rotina para a criação de protocolos a partir dos documentos cadastrados.
| ➢ | No quadro Tipo de protocolo a gerar marque uma das opções: |
Entrada |
Mostra apenas os documentos de Entrada e gera apenas protocolos de Entrada com os itens selecionados. |
Saída |
Mostra apenas os documentos de Saída e gera apenas protocolos de Saída com os itens selecionados. |
| ➢ | No quadro Filtrar documentos por marque uma das opções: |
Empresa |
Solicita o Código da Empresa e lista apenas os documentos da Empresa selecionada, separando-os por Estabelecimento. |
Rota |
Solicita o Código da Rota e lista todos os documentos pertencentes a Empresas/Estabelecimentos vinculadas à Rota selecionada, separando-os por Empresa/Estabelecimento. Esta opção estará disponível somente para protocolo de saída. |
| ➢ | Empresa ou Rota: Informe o código da Empresa ou da Rota, dependendo da opção escolhida no quadro Filtrar documentos por. |
| ➢ | Forma de Entrega: Informe o código da Forma de Entrega. Esta opção estará disponível somente para protocolo de saída. |
| ➢ | Receptor: Informe o nome da pessoa que receberá o protocolo quando de sua entrega. Esta opção estará disponível somente para protocolo de saída. Se informado, será impresso no protocolo e será sugerido na baixa do documento, como pessoa que recebeu. |
Após preencher os campos obrigatórios, ao sair deles, será carregada a árvore com todos os documentos cadastrados no sistema.
| o | Para protocolos de saída, os documentos são separados por Empresa, Estabelecimento e logo após são criados os níveis Diversos e Sistemas. Em Diversos serão carregados todos os documentos gerados manualmente em algumas telas do módulo. No nível Sistemas, são criados os menus dos sistemas do IOB Gestão Contábil, nesses níveis serão carregados todos os documentos gerados pelos módulos ou incluídos através desta rotina. |
| o | Para protocolos de Entrada, os documentos são separados apenas por Empresa e Estabelecimento. |
Dica: Para melhor identificação, os documentos estão apresentados na árvore em negrito.
| ➢ | Na árvore carregada é possível acessar as seguintes opções: |
| o | Clicando com o botão direito sobre um Estabelecimento (no caso de protocolos de entrada) ou sobre Diversos ou algum Sistema (no caso de protocolos de saída) é possível adicionar novos documentos, selecionando a opção Adicionar documento. |
| o | Clicando com o botão direito sobre um Documento é possível: excluir o documento selecionado, através da opção Excluir documentos; ou Visualisar documento para alteração. Lembre-se, não há como desfazer uma exclusão. |
| ➢ | Após alterados os documentos da forma que for necessário, deve-se selecionar com quais documentos deseja criar o protocolo. Cada protocolo é gerado por Empresa/Estabelecimento. |
Por exemplo: se você selecionar o Documento 1 da Empresa 1/Estabelecimento 1 e o Documento 2 da Empresa 2/Estabelecimento 2 serão gerados dois protocolos. Um para a Empresa 1/Estabelecimento 1 e outro para Empresa 2/Estabelecimento 2.
| ➢ | Após selecionados os documentos desejados, clique em Gerar. A árvore será recarregada sem os documentos que acabaram de ser incluídos no(s) protocolo(s). |
| ➢ | Logo após geração dos protocolos é possível ver a lista dos protocolos que foram gerados e quais documentos estão relacionados a ele, e também imprimir o protocolo, através da rotina de Impressão, sendo que os protocolos que acabaram de ser gerados, aparecerão selecionados ao abrir esta rotina. |
Considerações importantes:
| • | Nas telas do módulo de protocolos que utilizam a árvore para apresentação dos dados pode ocorrer demora no carregamento, dependendo da quantidade de empresas, estabelecimentos e documentos ou se as rotas cadastradas possuírem muitas empresas/estabelecimentos vinculados. |
| • | No caso de dois ou mais usuários selecionarem os mesmos documentos e clicarem, simultaneamente, no botão protocolar, o sistema informará um erro de chave duplicada. Quando ocorrer isso, recarregue os documentos na árvore e gere o protocolo com os documentos corretos. |
| • | No caso de dois ou mais usuários selecionarem os mesmos documentos e clicarem, em momentos diferentes, no botão protocolar, o sistema irá gerar dois protocolos com esses mesmos documentos. |
| • | Aconselha-se que a geração dos protocolos sejam realizadas por poucos usuários, para evitar erros e desorganização. Porém o protocolo de documentos, tanto dos documentos gerados pelos sistemas como os gerados manualmente, pode ser feito a qualquer momento e por quantos usuários forem necessários. |