Geração de Protocolos |
  
|
Geração de Protocolos |
|
Rotina para a criação de protocolos a partir dos documentos cadastrados.
| ➢ | No quadro Tipo de protocolo a gerar marque uma das opções: |
Entrada |
Mostra apenas os documentos de Entrada e gera apenas protocolos de Entrada com os itens selecionados. |
Saída |
Mostra apenas os documentos de Saída e gera apenas protocolos de Saída com os itens selecionados. |
| ➢ | No quadro Filtrar documentos por marque uma das opções: |
Empresa |
Solicita o Código da Empresa e lista apenas os documentos da Empresa selecionada, separando-os por Estabelecimento. |
Rota |
Solicita o Código da Rota e lista todos os documentos pertencentes a Empresas/Estabelecimentos vinculadas à Rota selecionada, separando-os por Empresa/Estabelecimento. Esta opção estará disponível somente para protocolo de saída. |
| ➢ | Empresa ou Rota: Informe o código da Empresa ou da Rota, dependendo da opção escolhida no quadro Filtrar documentos por. |
| ➢ | Forma de Entrega: Informe o código da Forma de Entrega. Esta opção estará disponível somente para protocolo de saída. |
| ➢ | Receptor: Informe o nome da pessoa que receberá o protocolo quando de sua entrega. Esta opção estará disponível somente para protocolo de saída. Se informado, será impresso no protocolo e será sugerido na baixa do documento, como pessoa que recebeu. |
Após preencher os campos obrigatórios, ao sair deles, será carregada a árvore com todos os documentos cadastrados no sistema.
| o | Para protocolos de saída, os documentos são separados por Empresa, Estabelecimento e logo após são criados os níveis Diversos e Sistemas. Em Diversos serão carregados todos os documentos gerados manualmente em algumas telas do módulo. No nível Sistemas, são criados os menus dos sistemas do Cordilheira (CGS, CRH, CSC, CEF e CCP), nesses níveis serão carregados todos os documentos gerados pelos módulos ou incluídos através desta rotina. |
| o | Para protocolos de Entrada, os documentos são separados apenas por Empresa e Estabelecimento. |
Dica: Para melhor identificação, os documentos estão apresentados na árvore em negrito.
| ➢ | Na árvore carregada é possível acessar as seguintes opções: |
| o | Clicando com o botão direito sobre um Estabelecimento (no caso de protocolos de entrada) ou sobre Diversos ou algum Sistema (no caso de protocolos de saída) é possível adicionar novos documentos, selecionando a opção Adicionar documento. |
| o | Clicando com o botão direito sobre um Documento é possível: excluir o documento selecionado, através da opção Excluir documentos; ou Visualisar documento para alteração. Lembre-se, não há como desfazer uma exclusão. |
| ➢ | Após alterados os documentos da forma que for necessário, deve-se selecionar com quais documentos deseja criar o protocolo. Cada protocolo é gerado por Empresa/Estabelecimento. |
Por exemplo: se você selecionar o Documento 1 da Empresa 1/Estabelecimento 1 e o Documento 2 da Empresa 2/Estabelecimento 2 serão gerados dois protocolos. Um para a Empresa 1/Estabelecimento 1 e outro para Empresa 2/Estabelecimento 2.
| ➢ | Após selecionados os documentos desejados, clique em Gerar. A árvore será recarregada sem os documentos que acabaram de ser incluídos no(s) protocolo(s). |
| ➢ | Logo após geração dos protocolos é possível ver a lista dos protocolos que foram gerados e quais documentos estão relacionados a ele, e também imprimir o protocolo, através da rotina de Impressão, sendo que os protocolos que acabaram de ser gerados, aparecerão selecionados ao abrir esta rotina. |
Considerações importantes:
| • | Nas telas do módulo de protocolos que utilizam a árvore para apresentação dos dados pode ocorrer demora no carregamento, dependendo da quantidade de empresas, estabelecimentos e documentos ou se as rotas cadastradas possuírem muitas empresas/estabelecimentos vinculados. |
| • | No caso de dois ou mais usuários selecionarem os mesmos documentos e clicarem, simultaneamente, no botão protocolar, o sistema informará um erro de chave duplicada. Quando ocorrer isso, recarregue os documentos na árvore e gere o protocolo com os documentos corretos. |
| • | No caso de dois ou mais usuários selecionarem os mesmos documentos e clicarem, em momentos diferentes, no botão protocolar, o sistema irá gerar dois protocolos com esses mesmos documentos. |
| • | Aconselha-se que a geração dos protocolos sejam realizadas por poucos usuários, para evitar erros e desorganização. Porém o protocolo de documentos, tanto dos documentos gerados pelos sistemas como os gerados manualmente, pode ser feito a qualquer momento e por quantos usuários forem necessários. |