Fechamento Mensal - Agrupado |
  
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Fechamento Mensal - Agrupado |
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Possibilita fazer o fechamento mensal de várias empresas ao mesmo tempo.
Na tela da rotina, ao informar o mês/ano e selecionar as empresas, exibe o status de fechamento de cada um dos módulos, permitindo alteração. O usuário da contabilidade possui uma visão completa dos processamentos das empresas, sabendo quando pode iniciar o seu fechamento e posterior conciliação.
Para os outros módulos, pelo contábil é possível visualizar e/ou definir três status: Aberto, Finalizado ou Bloqueado.
Com o status verde, ou seja, “Aberto”, o usuário do contábil sabe que o módulo ainda está sendo alterado. Mesmo assim, o contábil pode a qualquer momento finalizá-lo ou bloqueá-lo.
Com o status amarelo, ou seja, “Finalizado”, o usuário do contábil sabe que o módulo já terminou seus processamentos. Assim, o contábil pode bloqueá-lo, impedindo que seja reaberto e novos lançamentos/processamentos sejam efetuados, alterando os saldos contábeis. Também, o bloqueio pode ser efetuado mesmo que o módulo ainda esteja aberto.
OBSERVAÇÃO: Um módulo bloqueado pode ser reaberto somente pela contabilidade.
Para o próprio contábil, além de Aberto e Bloqueado, há ainda o status Conciliado.
Estando verde, é possível efetuar lançamentos e processamentos no mês, sem restrição e, estando vermelho ou azul, não permite mais alterações.
Ao bloquear o mês no sistema contábil, automaticamente todos os módulos são bloqueados.
Estando o contábil bloqueado, não é possível abrir nenhum módulo.
Depois de bloqueado um período no contábil, pode-se iniciar o processo de conciliação com a garantia de que nenhum lançamento indevido será realizado. Estando a ação de Conciliar selecionada os demais módulos ficaram desabilitados, pois esta ação é exclusiva da Contabilidade.
Enfim, se desejar, marca-se o status do Contábil como “Conciliado”, azul, que também não permitirá alterações/lançamentos. Com este status, todos os módulos serão automaticamente bloqueados.
ATENÇÃO:
Se em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, alguma conta estiver marcada como "Conciliação obrigatória", não será possível marcar o período como conciliado, se a conta possuir algum lançamento não conciliado.
Características da rotina:
| • | Na tela de fechamento, se finalizar/bloquear/conciliar um mês e tiver meses anteriores abertos, todos estes meses são finalizados/bloqueados/conciliados também, automaticamente. |
| • | Para a abertura de um período, se tiver meses posteriores finalizados/bloqueados/conciliados, exibe uma mensagem perguntando se todos os meses posteriores devem ser abertos também. |
ATENÇÃO: Mesmo optando por não abrir todos os meses, deve-se revisá-los para garantir que a alteração retroativa não impactou em meses subsequentes.
| • | Ao iniciar o uso da rotina, finalizando o primeiro mês, são finalizados automaticamente até 5 anos para trás. |
| • | Um mês finalizado/bloqueado/conciliado pode ser aberto a qualquer momento por usuário que possua acesso a rotina de fechamento. |
| • | Todas as rotinas que possibilitam efetuar lançamentos e processamentos, verificam se o mês está aberto. Estando finalizado ou bloqueado, exibe mensagem de alerta e não permite a finalização do processo. |
| • | Após alterar algum status, deve-se clicar em Gravar para que a alteração seja acatada. |
IMPORTANTE:
Para garantir a eficácia do fechamento, é imprescindível um controle de permissão de acesso aos usuários.
Perguntas e Respostas:
| • | Na minha empresa, não temos o módulo Contábil. É possível utilizar mesmo assim o fechamento? |
Sim. Nos outros módulos a rotina de fechamento pode ser utilizada de forma independente. Após concluídos os processamentos do mês, pode-se marcar o status para “Finalizado” e não será possível efetuar alterações neste mês.
| • | Com a rotina de fechamento, o “Período de Lançamentos” informado nos parâmetros da empresa, utilizado no Fiscal, Contabilidade e Controle Patrimonial, não tem mais utilidade? |
O período de lançamento continuará sendo utilizado, principalmente para evitar que sejam efetuados lançamentos futuros indevidamente.
A rotina de fechamento evita que sejam efetuados processamentos/lançamentos indevidos em meses para trás. Porém, para evitar lançamentos indevidos em meses futuros, principalmente por digitação incorreta de data, etc, deve-se continuar utilizando o período de lançamentos.
| • | É possível fechar o mês somente para um estabelecimento da empresa? |
Não é possível. O fechamento é por empresa. Apesar de poder filtrar o estabelecimento em algumas rotinas, a maioria dos processamento é efetuado por empresa, como por exemplo, a Apuração de Tributos, que tem tanto tributos gerados por estabelecimento ou por empresa. Desta forma, não é possível efetuar o fechamento por estabelecimento.
| • | Todas as rotinas do sistema irão considerar o fechamento? |
Todas as rotinas de lançamento e processamento que sejam realizadas por data.
Alguns exemplos:
- Lançamento de nota fiscal
- Cálculo da folha mensal
- Apuração de tributos
- Cálculo de depreciação, etc.
Há algumas rotinas que não são lançadas por período, mas que podem afetar os saldos contábeis, como por exemplo, na Contabilidade em Cadastros\ Saldos de Balanço e em Utilitários\ Eliminar Saldos de Balanço. Nestas rotinas, se já houver períodos fechados, irá exibir somente uma mensagem de alerta.
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