Conciliação Bancária |
  
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Conciliação Bancária |
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Nesta rotina será realizada a conciliação bancária.
Informe a conta bancária e o mês/ano a conciliar. Serão exibidos os lançamentos do extrato e lançamentos contábeis não conciliados desta conta, permitindo que eles sejam marcados como conciliados.
| • | Conta Bancária: Neste campo deve ser selecionada a conta bancária que será conciliada. Esta conta deve estar previamente cadastrada em Cadastros\ Conciliação\ Contas Bancárias. |
| • | Mês/Ano: Informar o mês que será conciliado. |
| • | Período: Se desejar, para o mês/ano selecionado, ainda pode ser determinado um período em dias. |
| • | Conta Contábil: Este campo não ficará habilitado e será preenchido automaticamente quando informada a conta bancária, conforme a conta contábil informada no cadastro da conta bancária. |
| • | Importar Extrato: Será aberta a rotina Importar/Digitar Extrato Bancário, permitindo importar um extrato, digitar, alterar ou excluir lançamentos. Observação: a exclusão de lançamentos só será permitida se os mesmos não estiverem conciliados. |
Informados os campos acima, clique em Pesquisar.
O sistema listará todos os lançamentos do extrato e contábeis referentes ao período selecionado, bem como, lançamentos de períodos anteriores que ainda não foram conciliados, desde da data informada no cadastro de contas a conciliar.
OBSERVAÇÃO:
Se ao pesquisar, tiver lotes não liberados, será emitido um alerta. Neste caso, deve-se acessar a rotina Consultas\ Lotes, informar o período, marcar somente a situação “Não liberado” e efetuar a pesquisa. Na grid, selecionar o lote com duplo clique que abrirá a tela para alterar a situação do lote.
A rotina possui duas abas, listando separadamente os lançamentos não conciliados e os já conciliados.
Ao pesquisar, o sistema já separa os lançamentos conforme seu status:
| • | Se no período tiver somente lançamentos já conciliados, será exibida automaticamente a aba “Conciliados”, listando os lançamentos. |
| • | Se no período tiver somente lançamentos não conciliados, ou não conciliados e conciliados, será exibida automaticamente a aba “Não Conciliados”. |
| • | Se no período não existir lançamentos, será exibida mensagem de alerta. |
Nos quadros 'Saldo Bancário' e 'Saldo Contábil', são apresentados o saldo anterior e atual, até o último dia do mês/ano selecionado, ou até o período final, se informado. Também são apresentados o total de débitos e créditos, considerando todos os lançamentos do período, conciliados ou não.
Serão apresentados também lançamentos anteriores ao período informado, que porventura não estejam conciliados, desde a data de início da conciliação informada no cadastro da conta bancária.
A tela permite mostrar ou ocultar o número do documento referente ao lançamento do extrato bancário, para facilitar a localização por números de cheque, títulos, etc.
FUNCIONALIDADES DA ROTINA
Aba Não Conciliados
Na aba Não Conciliados, serão exibidos os lançamentos a conciliar.
Identificado que o lançamento do extrato está em conformidade com o lançamento contábil, deve-se selecionar os dois lançamentos e clicar no botão 
.
Os lançamentos ficarão com status 'Conciliado' e sairão desta aba, passando a ser exibidos na aba Conciliados.
Também, se todos os lançamentos exibidos na tela estiverem em conformidade, é possível marcar todos como conciliados com um único clique, utilizando o botão 'Conciliação Automática'.
A rotina apresenta 4 possibilidades de conciliação automática, sendo que as duas primeiras virão por padrão sempre marcadas. As opções disponíveis são:
| • | Lançamentos com a mesma data e valor |
Esta opção concilia automaticamente os lançamentos contábeis cuja data de lançamento e valor correspondam aos lançamentos do extrato, com natureza inversa (débito na contabilidade correspondendo a crédito no banco, e vice-versa). Esta era a única opção constante da rotina até a versão anterior.
| • | Lançamentos com o mesmo documento e valor |
Esta opção concilia automaticamente os lançamentos contábeis valor corresponda aos lançamentos do extrato, com natureza inversa, e o número do documento constante do extrato faça parte do complemento do histórico do lançamento contábil, ainda que em datas diferentes. Concilia por exemplo lançamentos de cheque compensado em data diferente do lançamento na contabilidade.
| • | Lançamentos com o mesmo valor (com centavos) |
Esta opção concilia automaticamente os lançamentos contábeis cujo valor possua centavos (por ex: R$ 10,15) e correspondam aos lançamentos do extrato, com natureza inversa, independente da data do lançamento.
| • | Lançamentos com o mesmo valor (valores inteiros) |
Esta opção concilia automaticamente os lançamentos contábeis cujo valor não possua centavos (por ex: R$ 1.000,00) e correspondam aos lançamentos do extrato, com natureza inversa, independente da data do lançamento.
Esta conciliação automática pode ser realizada várias vezes, com diferentes critérios, caso desejado.
Exemplos:
No extrato tem um lançamento positivo em 01/03/2012 no valor de R$ 1.000,00.
No contábil, será identificado um lançamento a Débito em 01/03/2012 no valor de R$ 1.000,00.
No extrato tem um lançamento negativo em 15/03/2012 no valor de R$ 10,85.
No contábil, será identificado um lançamento a Crédito em 15/03/2011 no valor de R$ 10,85.
OBSERVAÇÃO:
O lançamento de extrato que corresponder a mais de um lançamento na contabilidade ou um lançamento na contabilidade que corresponder a mais de um lançamento no extrato bancário não serão conciliados automaticamente, devendo ser efetuada a conciliação manual.
Identificadas divergências, como falta de lançamento, lançamento com dados incorretos ou lançamento indevido, deve-se efetuar os devidos ajustes a partir da própria tela de conciliação. Para isso, utilizar as informações e botões localizados no rodapé da tela:
| • | Lançamentos do Extrato: |
| ✍ | Qtd. Lctos.: Quantidade total de lançamentos contábeis constantes do grid. |
| ✍ | Sel.: Quantidade de lançamentos selecionados no grid. |
| ✍ | Débitos Sel.: Valor dos lançamentos de saídas do banco (débitos) selecionados no grid. |
| ✍ | Créditos Sel.: Valor dos lançamentos de entradas do banco (créditos) selecionados no grid. |
| ✍ | Somatória Sel.: Somatório dos lançamentos selecionados no grid, subtraídos dos valores de natureza inversa. |
| ✍ | Diferença Sel.: Diferença entre os lançamentos do extrato selecionados no grid, em relação aos lançamentos selecionados no grid da coluna referente aos lançamentos contábeis. |
| • | Lançamentos da Contabilidade: |
| ✍ | Qtd. Lctos.: Quantidade total de lançamentos contábeis constantes do grid. |
| ✍ | Sel.: Quantidade de lançamentos selecionados no grid. |
| ✍ | Débitos Sel.: Valor dos lançamentos a débito selecionados no grid. |
| ✍ | Créditos Sel.: Valor dos lançamentos a crédito selecionados no grid. |
| ✍ | Somatória Sel.: Somatório dos lançamentos selecionados no grid, subtraídos dos valores de natureza inversa. |
| • | Botão Lançar Novo: Permite efetuar um novo lançamento na contabilidade. Caso esteja marcado um ou mais lançamentos no grid do extrato, a somatória desses lançamentos será preenchida no campo de valor do lançamento, preenchendo-se também a conta contábil do banco. Esta funcionalidade pode também ser acessada dando-se um duplo clique no lançamento do extrato. Caso deseje alterar ou excluir um lançamento na contabilidade, basta dar um duplo clique sobre o lançamento contábil. |
Concluída a conciliação automática, e remanescendo lançamentos para os quais não tenha sido possível identificar a correspondência, deve-se efetuar a conciliação manual. E para isso foram criados diversos recursos facilitadores, tais como a possibilidade de filtrar os lançamentos do grid, diminuindo a quantidade de registros a serem localizados:
É possível informar uma data específica, um intervalo de valores ou um texto qualquer no histórico do extrato ou contábil.
Pode-se também mostrar apenas os lançamentos de Entradas (créditos) no banco e Débitos na contabilidade, e vice-versa..
Aplique e remova o filtro para restringir ou retornar a quantidade de lançamentos no grid, de acordo com os filtros informados.
Se preferir, desmarque a opção Mostrar número do documento (que é marcada por padrão quando se abre a tela), para ocultar a coluna Documento, no grid do extrato bancário, caso a descrição do histórico esteja truncada.
Para efetuar a conciliação, clique nos lançamentos da coluna do extrato, e procure os valores correspondentes na coluna da contabilidade, orientando-se pelos totais apresentados ao final da tela, à medida em que os lançamentos vão sendo selecionados. Ex:
Quando o campo Diferença Sel. for igual a zero, ou seja, está perfeita a correlação entre os lançamentos do extrato e da contabilidade, será habilitado o botão Conciliar (F2).
Dependendo da quantidade de lançamentos, a conciliação pode ser demorada. Utilize os filtros para reduzir a quantidade de lançamentos e facilitar a localização dos lançamentos a conciliar.
Ao marcar a opção Habilitar pesquisa de valores correspondentes, sempre que selecionar um determinado lançamento o sistema irá buscar no grid oposto o lançamento equivalente, marcando-o em negrito, selecionando para conciliação, e se os valores estiverem fechando, habilitando o botão Conciliar. Isso pode inclusive ser utilizado para localizar vários lançamentos do extrato para um único lançamento da contabilidade, e vice-versa. Podem ser selecionados na mesma conciliação lançamentos de natureza diferente tanto no extrato quanto na contabilidade (conciliando automaticamente n lançamentos a débito e crédito no banco, com n lançamentos a débito e crédito na contabilidade):
Foi também criada a possibilidade de “conciliar” valores apenas no extrato ou apenas na contabilidade. Isso ocorre por exemplo nos lançamentos de estorno, em que um determinado valor é lançado a débito e crédito (estornado). Ex:
Neste caso, sendo a somatória dos lançamentos igual a zero, será habilitado o botão Conciliar. Entretanto, por medida de segurança, uma vez que foram selecionados valores apenas em um dos grids, será solicitada a seguinte mensagem de confirmação:
IMPORTANTE:
No momento da conciliação o período já deverá estar bloqueado para novos lançamentos. Por isso, os ajustes devem ser realizados a partir da própria tela de conciliação, pois assim as rotinas serão abertas mesmo com o período fechado, visto que sua origem é a conciliação. Se utilizar as rotinas propriamente ditas, pelo menu de acesso, não será possível efetuar os ajustes em mês fechado.
Também, se o período já estiver marcado como conciliado no fechamento mensal, não será possível incluir, alterar ou excluir lançamentos, mesmo a partir da tela de Conciliação.
Ao lado esquerdo de cada lançamento contábil na grid de Não Conciliados, tem o ícone 
.
Ao clicar neste ícone, será aberta uma nova grid exibindo os detalhes do lançamento, com a contrapartida.
Para fechar a grid de detalhes e retornar para a pesquisa original, basta clicar no ícone 
.
Aba Conciliados
Na aba Conciliados, serão exibidos os lançamentos já conciliados.
A visualização destes lançamentos pode ser pelos lançamentos contábeis ou lançamentos do extrato.
Se for necessário desconciliar um lançamento, o mesmo deve ser selecionado e clicar no botão Desconciliar. Podem ser selecionados mais de um lançamento para desfazer a conciliação.
Clicando no botão 'Desconciliar Tudo', todos os lançamentos do período serão desconciliados.
Ao clicar no botão Desconciliar ou Desconciliar Tudo, os lançamentos selecionados passarão a ser exibidos na aba Não Conciliados.
Para desfazer a conciliação, os lançamentos podem ser selecionados tanto pela visualização dos lançamentos contábeis como lançamentos do extrato.
IMPORTANTE:
Se no Fechamento Mensal o período já estiver definido como Conciliado, não será possível desconciliar lançamentos. Neste caso, será exibida uma mensagem de alerta ao usuário.
Fechamento Mensal
Para iniciar o processo de conciliação, aconselha-se que antes o período seja bloqueado em Módulos\ Fechamento Mensal.
Este procedimento garantirá que não sejam efetuados novos lançamentos no período, principalmente por engano, o que interferirá na conciliação.
Depois de concluída a conciliação da (s) conta (s) bancária (s), não havendo pendências, pode ser alterado o status na rotina de Fechamento Mensal, indicando que o período já está conciliado.
Com isso, é fácil de identificar até que período o sistema já está conciliado, pois a tela de fechamento permite a visualização de todos os meses de um determinado ano.
IMPORTANTE:
Se no período houver conta que está definida para conciliação obrigatória, em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, com lançamento não conciliado, não será possível alterar o status no fechamento mensal, sendo exibida uma mensagem de alerta ao usuário.
Para identificar quais são as contas com conciliação obrigatória, utilizar a rotina Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, ordenando pela coluna na grid.
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