Processamento descentralizado da folha |
  
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Processamento descentralizado da folha |
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Refere-se a parâmetros que permitirão o envio de dados apenas de filial, quando os estabelecimentos são processados de forma descentralizada, por softwares/escritórios distintos.
Neste cenário, há alguns procedimentos necessários, pois apesar de ser possível enviar os dados de forma separada, no eSocial o cadastro é único. Por exemplo, o arquivo S-1000 poderá ser enviado somente por um dos estabelecimentos, normalmente pela matriz. Assim como, o fechamento mensal também poderá ser enviado somente por um dos estabelecimentos, normalmente o que enviou o S-1000. Também, o processo de emissão da guia da contribuição previdenciária poderá ser efetuado apenas por um dos estabelecimentos, considerando que será uma guia (DARF) única para a empresa.
Além disso, para que cada estabelecimento possa enviar as tabelas que utiliza em seu sistema, é necessário garantir que os códigos não se repetirão, inclusive o número de matrícula dos funcionários.
Há três cenários possíveis, neste caso de processamento descentralizado dos estabelecimentos:
| 1) | Matriz cadastrada no sistema da Sage e filiais em outros sistemas/contadores, cujo envio do S-1000 foi enviado no sistema Sage, pela matriz; |
| 2) | Matriz cadastrada no sistema da Sage e filiais em outros sistemas/contadores, cujo envio do S-1000 foi realizado por alguma das filiais (não pela matriz) em outro sistema/contador; |
| 3) | Filial cadastrada no sistema da Sage e matriz em outros sistemas/contadores, cujo envio do S-1000 foi realizado pela matriz em outro sistema/contador. |
Verifique abaixo o procedimento para envio da carga inicial, para cada um destes cenários:
CENÁRIO 1:
Neste cenário não há tratamento a ser efetuado no sistema, pois a carga será enviada normalmente pelo sistema Sage (e pela matriz), enviando o S-1000 e demais tabelas.
As filiais devem se adaptar ao envio, para não enviarem em duplicidade o S-1000, bem como, não gerarem tabelas com código em duplicidade.
A matriz ficará responsável por enviar o fechamento, pelo sistema e depois, efetuar o processo de emissão de guia, na DCTFWeb.
Também, deve preencher os dados das demais empresas de TI que são utilizadas pelos demais estabelecimentos da empresa. Esta informação deve ser preenchida no cadastro da Empresa, em Parâmetros\ eSocial/REINF\ Parâmetros II, botão Informar Softwarehouse.
CENÁRIO 2:
Neste cenário a matriz é processada no sistema Sage, mas alguma filial assumiu a responsabilidade sobre o envio do S-1000 e fará o fechamento mensal, bem como, o processo de guia na DCTFWeb.
No sistema, será necessário parametrizar a situação de estabelecimento descentralizado na matriz, conforme segue:
| • | No cadastro da Empresa, em Parâmetros\ eSocial/REINF/ Parâmetros II, marcar a opção no quadro “Processamento Descentralizado da Folha”. |
O campo apenas estará habilitado se ainda não tiver sido enviado arquivo ao eSocial. Desta forma, se a empresa fez envio em ambiente de testes e ainda não parametrizou para envio oficial, deve enviar o arquivo de exclusão do ambiente de testes, em eSocial\ Rotinas Auxiliares\ Excluir Empresa do Ambiente de Testes.
| • | Informar o código da tabela de rubricas que vai utilizar para enviar o S-1010 no sistema da Sage. É um campo alfanumérico e deve ser preenchido com um indicador diferente do já utilizado para esta tabela, nos demais estabelecimentos enviados por softwares/contadores diferentes. |
No exemplo da imagem acima, foi informado “sage” e ao gerar o arquivo S-1010 no sistema, será utilizado este código no campo ideTabRubr. O código “sage” é apenas um exemplo, pois é possível usar letras e números, ficando a seu critério o que utilizar.
| • | Informar um identificador do estabelecimento, como um todo, que será utilizado para gerar os códigos de todas as tabelas que serão enviadas pelo estabelecimento, no sistema da Sage. É um campo alfanumérico e este indicador será um prefixo, que será adicionado aos códigos já existentes nos cadastros do sistema, somente ao gerar os arquivos do eSocial. |
Este prefixo é bem importante e útil, pois com ele não será necessário ficar controlando manualmente os códigos dos cadastros, para garantir que não haja duplicidade entre os estabelecimentos. No sistema, poderá manter os cadastros exatamente como estão e cadastrar em sequência, que ao gerar para o eSocial buscará o prefixo automaticamente.
No exemplo da imagem acima, foi informado “sage” como prefixo. No sistema, tem o cadastro das funções, com os códigos sequenciais iniciados em 1. Ao gerar o arquivo S-1030 no sistema, será utilizado o prefixo do parâmetro + o código do cadastro no campo codCargo. Para função 1, será gerado com sage_1, para função 2, será gerado sage_2 e, assim sucessivamente. O prefixo “sage” é apenas um exemplo, pois é possível usar letras e números, ficando a seu critério o que utilizar.
Este procedimento será adotado para as seguintes tabelas:
| o | S-1020: Tabela de lotações tributárias: referente ao cadastro de estabelecimentos e tomadores de serviço |
| o | S-1030: Tabela de cargos: referente ao cadastro de funções |
| o | S-1050: Tabela de horários/turnos de trabalho: referente ao cadastro de jornadas de trabalho |
Será utilizado também, na geração do número de matrícula dos funcionários do estabelecimento, para que não corra o risco de ter duplicidade com os demais estabelecimentos da empresa. No cadastro de funcionários, tem o campo “Matrícula eSocial” que por padrão considera o mesmo código do cadastro. Neste cenário de estabelecimento descentralizado, será gerado o prefixo + a matrícula eSocial dos cadastros.
ATENÇÃO: Devido a diversos controles necessários sobre estes parâmetros, dentro do sistema, uma vez parametrizado não será possível demarcar a opção ou alterar os dados. Ao efetuar esta parametrização, tenha em mão todas as informações necessárias, para que isto ocorra de forma assertiva.
| • | No cadastro do Estabelecimento, provavelmente terá somente a matriz cadastrada e, este estabelecimento deverá ser gerado ao eSocial. Não pode ter sido enviado pela filial que fez o envio do S-1000. |
Desta forma, na matriz, deve ser acessada a aba Parâmetros/ Folha de Pagamento/ eSocial e marcada a opção “Estabelecimento com processamento descentralizado da folha”.
Com os parâmetros desta forma, ao gerar a carga inicial do empregador e tabelas, não será gerado o arquivo S-1000 e os arquivos S-1005 e S-1020 serão gerados normalmente para a matriz.
| • | Na geração da Carga Inicial de Empregador e Tabelas, executar o procedimento normalmente. Serão geradas as tabelas, exceto o S-1000. |
| • | Na segunda fase, quando chegar o prazo, executar normalmente a carga de trabalhadores. Nesta fase, inicia também o envio de dados não periódicos. |
| • | Na terceira fase, quando chegar o prazo, executar normalmente o envio dos arquivos periódicos. |
| • | Não poderá efetuar o envio do Fechamento Mensal, que será responsabilidade da filial que fez o envio do S-1000. Neste cenário, ao enviar os arquivos periódicos, o sistema não fará as validações relacionadas ao envio do fechamento mensal, que não poderá ser gerado por este estabelecimento. |
| • | Não poderá efetuar a Reabertura do Movimento, que será de responsabilidade da filial que fez o Fechamento Mensal. |
CENÁRIO 3:
Neste cenário apenas a filial é processada no sistema Sage e, a matriz assumiu a responsabilidade sobre o envio do S-1000 e fará o fechamento, bem como, o processo de guia na DCTFWeb.
No sistema, será necessário parametrizar a situação de estabelecimento descentralizado na filial, em um processo semelhante ao do cenário 2:
| • | No cadastro da Empresa, em Parâmetros\ eSocial/REINF/ Parâmetros II, marcar a opção no quadro “Processamento Descentralizado da Folha”. |
| • | Informar o código da tabela de rubricas que vai utilizar para enviar o S-1010 no sistema da Sage, conforme já foi explicado no cenário 2. |
| • | Informar um identificador do estabelecimento, como um todo, que será utilizado para gerar os códigos de todas as tabelas que serão enviadas pelo estabelecimento, no sistema da Sage, conforme já foi explicado no cenário 2. |
| • | No cadastro do Estabelecimento, provavelmente terá além da filial cadastrada, também o estabelecimento matriz (ativo). Porém, este estabelecimento matriz não deverá ser enviado ao eSocial, pois os dados dele já foram enviados em outro sistema/contador. Somente a filial deverá ser enviada pelo sistema Sage. A filial não pode ter sido enviado pela matriz que fez o envio do S-1000. |
Desta forma, na filial, deve ser acessada a aba Parâmetros/ Folha de Pagamento/ eSocial e marcada a opção “Estabelecimento com processamento descentralizado da folha”.
Já no estabelecimento matriz, esta opção não deve ser marcada.
Com os parâmetros desta forma, ao gerar a carga inicial do empregador e tabelas, não será gerado o arquivo S-1000 e os arquivos S-1005 e S-1020 serão gerados somente para a filial.
| • | Na geração da Carga Inicial de Empregador e Tabelas, executar o procedimento normalmente. Serão geradas as tabelas, exceto o S-1000 e o S-1005/S-1020 do estabelecimento matriz. |
| • | Na segunda fase, quando chegar o prazo, executar normalmente a carga de trabalhadores. Nesta fase, inicia também o envio de dados não periódicos. |
| • | Na terceira fase, quando chegar o prazo, executar normalmente o envio dos arquivos periódicos. |
| • | Não poderá efetuar o envio do Fechamento Mensal, que será responsabilidade do estabelecimento matriz. Neste cenário, ao enviar os arquivos periódicos, o sistema não fará as validações relacionadas ao envio do fechamento mensal, que não poderá ser gerado por este estabelecimento. |
| • | Não poderá efetuar a Reabertura do Movimento, que será de responsabilidade da filial que fez o Fechamento Mensal. |
| • | É necessário garantir que não haverá trabalhadores vinculados ao estabelecimento matriz, pois, esta lotação tributária não será gerada pelo sistema e podem ocorrer erros. |
OBSERVAÇÃO:
Se já foi efetuado o envio do S-1000 por outra filial e já foi efetuada tentativa de enviar a carga de empregador e tabelas no sistema, antes desta alteração, provavelmente o S-1000 retornou com erro 537. Neste caso, para limpar os controles e enviar novamente a carga após a devida parametrização de estabelecimento descentralizado, deve-se:
| • | Acessar o cadastro da empresa, em Parâmetros\ eSocial/REINF |
| • | Desmarcar a opção "Iniciar envio oficial para eSocial" |
| • | Gravar a alteração |
| • | Acessar novamente o cadastro da empresa, em Parâmetros\ eSocial/REINF |
| • | Marcar a opção "Iniciar envio oficial para eSocial" |
| • | Gravar a alteração |
Os controles serão zerados, para iniciar um novo envio de carga, já com a parametrização necessária, para o caso de estabelecimento descentralizado.