A rotina Gerenciador de Arquivos tem por objetivo armazenar e organizar em pastas os documentos publicados, facilitando seu acesso e visualização e está disponível tanto no Portal do Cliente quanto na Visão do Escritório. Para isso, você precisa:
1º) Cadastrar a Estrutura de Pastas (Configurações/Cadastros e Parâmetros/Relacionamento/Estrutura de Pastas);
2º) Vincular no Tipo de Documento a pasta em que deseja armazenar os arquivos (Configurações/Cadastros e Parâmetros/Relacionamento/Tipos de Documento).
Pronto! Ao acessar a rotina os anexos das suas publicações estarão disponíveis em suas respectivas pastas.
Agora, se você deseja um controle mais preciso, existe a possibilidade de acesso aos arquivos pelos Tipos de Documento.
Para esse controle na visão do escritório, você precisará de mais dois passos:
3º) Acessar o cadastro de Empresa e no menu lateral "Relacionamento" selecionar a opção [Tipos de Documento] na combo "Controlar visualização de publicações dos usuários do escritório por" (Configurações/Cadastros e Parâmetros/Cadastros Genéricos/Empresas);
4º) Definir no Grupo de Permissões a quais Tipos de Documento os usuários terão acesso (Configurações/Usuários e Permissões/Controle de permissões).
Para esse controle na visão do Portal do Cliente, você precisará de mais dois passos:
5º) Acessar o cadastro de Empresa e no menu lateral "Relacionamento" selecionar a check "Controlar destinatários da publicação por tipos de documento" (Configurações/Cadastros e Parâmetros/Cadastros Genéricos/Empresas);
6º) Definir nas Permissões do Usuário a quais Tipos de Documento os usuários do Portal terão acesso (Configurações/Cadastros e Parâmetros/Relacionamento/Permissões do Usuário).
Importante: Ao optar por esse controle, os destinatários serão vinculados de forma automática na publicação de acordo com o Tipo de Documento que tem acesso.
O escritório também poderá optar por 3 formas diferentes de organização para as pastas:
Observação: Para decidir em qual pasta de ano ou mês e ano os arquivos serão armazenados o sistema utiliza a data da publicação.
Essa configuração encontra-se na rotina Configurações/Cadastros e Parâmetros/Configurações da Empresa/Configurações Gerais, painel "GERENCIADOR DE ARQUIVOS"